Algemene verordering gegevensbescherming

Aan bod komen de volgende onderwerpen:

 1.      Actualisatie en controle naleving privacybeleid;
2.      Categorieën persoonsgegevens en doelen;
3.      Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;
4.      Informatieplicht;
5.      Verwerkingsregister;
6.      Verwerkers en ontvangers;
7.      Bewaartermijnen;
8.      Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
9.      Doorgifte buiten de EU;
10.  Geen functionaris voor de gegevensbescherming;
11.  Beveiligingsincidenten;
12.  Rechten van betrokkenen.

Inleiding

Dit is het privacybeleid van Praktijk voor Psychotherapie van Annemiek Hoes-Mercx. Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van Annemiek Hoes-Mercx. 

Annemiek Hoes-Mercx is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Annemiek Hoes-Mercx bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens.

Dit document beschrijft de wijze waarop Annemiek Hoes-Mercx als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) wordt voldaan.

2.      Actualisatie en controle naleving privacybeleid
 De verwerking van persoonsgegevens binnen de Praktijk voor Psychotherapie dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast. 

3.      Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen
Annemiek Hoes-Mercx verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:
a.      (potentiële) patiënten;
b.      deelnemers aan bijeenkomsten van intervisie, gemeenten, clienten overleg; 
c.      alle overige personen die met Annemiek Hoes-Mercx contact opnemen of van wie Annemiek Hoes-Mercx persoonsgegevens verwerkt.

 a.      (potentiële) patiënten
Annemiek Hoes-Mercx verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst. Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere) persoonsgegevens, zoals medische gegevens. 

De opgenomen gegevens van een patiënt worden in het ICT-systeem en in papieren dossiers van Annemiek Hoes-Mercx opgeslagen. De papieren dossiers verblijven in door een slot afgesloten kasten. 

b.      deelnemers aan bijeenkomsten van Annemiek Hoes-Mercx
Intervisie; de namen en NAW gegevens en telefoonnummers en mailadressen van collega’s . Dit om anoniem lastige zaken met betrekking tot de cliënten te kunnen bespreken.
Gemeenten; namen en telefoonnummers en mailadressen van beleidsmakers en collega’s
Cliëntenoverleg; namen en telefoonnummers en mailadressen van  collega’s

c.      overige personen
In het kader van de behandeling, kan Annemiek Hoes-Mercx ook gebruikmaken van gegevens afkomstig van andere hulpverleners.

4.      Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging

Uitgangspunt voor Annemiek Hoes-Mercx is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft Annemiek Hoes-Mercx passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. 

Interne maatregelen
Annemiek Hoes/Mercx heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:

a.      het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners dient (conform NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513) uitsluitend via een beveiligde verbinding (versleuteld mailverkeer, zoals zorgmail of ZIVVER) plaats te vinden. E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts van medewerkers of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan;

b.      vertrouwelijke informatie dient uitsluitend te worden opgeslagen in het ICT-systeem van de praktijk dat voldoet aan NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513 en niet daarbuiten. Het is ook niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld;

c.      iedere medewerker draagt ervoor zorg dat zijn/haar wachtwoord voor het ICT-systeem van de praktijk voldoende sterk is en periodiek wordt gewijzigd;

d.      het is niet toegestaan apparatuur als laptops, tablets en mobiele telefoons onbeheerd buiten de praktijk achter te laten. Toegang tot dergelijke apparatuur dient te zijn afgeschermd met een wachtwoord;

e.      inloggegevens dienen vertrouwelijk te worden behandeld en dienen niet met derden te worden gedeeld. Uitsluitend in voorkomende gevallen mogen inloggegevens vertrouwelijk met een collega worden gedeeld, zoals in geval van waarneming tijdens verlof;
f.        bij (dagelijks) vertrek van de praktijk dient iedere medewerker zijn/haar desktop computer volledig uit te loggen, af te sluiten en eventuele papieren dossiers volledig en veilig op te bergen;

g.      het is niet toegestaan, zonder toestemming van Annemiek Hoes-Mercx, software te downloaden en/of om firewalls of virusscanners aan te passen of te verwijderen;

h.      een thuiscomputer van de zorgaanbieder zelf of van een medewerker waarmee verbinding wordt gemaakt met het netwerk van de praktijk (VPN-verbinding) dient te zijn voorzien van actieve wachtwoordbeveiliging, firewall en virusscanner. Veiligheidsupdates dienen tijdig te worden uitgevoerd. Er mag geen verbinding worden gelegd via openbare wifi-netwerken. Het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie op de thuiscomputer op te slaan of om papieren dossiers of externe gegevensdragers (zoals een laptop, tablet of externe harde schijf) met vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;

i.        bij vertrek van de praktijk dient iedere medewerker te controleren of er nog andere medewerkers in het pand aanwezig zijn. De laatst aanwezige medewerker zorgt ervoor dat alle ramen en deuren zijn gesloten en dat het alarm wordt geactiveerd;

j.        toegang tot het pand is alleen mogelijk met aan medewerkers verstrekte sleutels. Sleutels mogen niet aan derden worden afgegeven;

k.      personeel is contractueel verplicht tot geheimhouding.

l.        Aanvullen indien nodig 

Annemiek Hoes-Mercx ziet op naleving van de hiervoor genoemde maatregelen. Steekproefsgewijs kunnen (proportionele) controles worden uitgevoerd.

 5.      Informatieplicht

 Annemiek Hoes-Mercx informeert betrokkenen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan Annemiek Hoes-Mercx zijn verbonden, is om die reden een extern privacystatement opgesteld. Dit privacystatement is op de website van Annemiek Hoes-Mercx gepubliceerd.

 6.      Verwerkingsregister

 Annemiek Hoes-Mercx houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden.

 Het verwerkingsregister (Excel-bestand) is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk. 

 7.      Verwerkers en ontvangers

 Verwerkers
Annemiek Hoes-Mercx heeft geen verwerkers.

 Ontvangers
Annemiek Hoes-Mercx verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. 

 8.      Bewaartermijnen

Annemiek Hoes-Mercx vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.

 Annemiek Hoes-Mercx hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a.      medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;
b.      (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;

 9.      Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)

In uitzonderingsgevallen zou sprake kunnen zijn van het uitvoeren van een DPIA. In dat geval voert Annemiek Hoes-Mercx voor elke nieuwe verwerking van persoonsgegevens een DPIA uit, indien deze een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen inhoudt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan.

 10.      Doorgifte buiten EER

Annemiek Hoes-Mercx geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Annemiek Hoes-Mercx ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

 11.      Geen functionaris voor de gegevensbescherming

Annemiek Hoes-Mercx heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zie handleiding).

 12.      Beveiligingsincidenten

Annemiek Hoes-Mercx heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.

 Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal Annemiek Hoes-Mercx beoordelen:
-        of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;
-        welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;
-        of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;
-        of het incident aan de AP dient te worden gemeld;
-        of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;
-        welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.

 Annemiek Hoes-Mercx  documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister. 

 13.   Rechten van betrokkenen

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. Annemiek Hoes-Mercx heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.

 Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door Annemiek Hoes-Mercx, psychotherapeute,  afgewikkeld.

 Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT-systeem.

 Na ontvangst van een verzoek zal Annemiek Hoes-Mercx eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.

 Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal Annemiek Hoes-Mercx aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert Annemiek Hoes-Mercx de verzoeker binnen de eerste maand.

Annemiek Hoes-Mercx stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. Annemiek Hoes-Mercx beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.

In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.

Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. Annemiek Hoes-Mercx stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat Annemiek Hoes-Mercx achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt. 

Praktijk voor Psychotherapie
Annemiek Hoes-Mercx
De Helling 27
1834 DA Sint Pancras

06 - 12 85 63 56
a.hoesmercx@gmail.com a.hoesmercx@pp.zorgring.nl

Psychotherapeute
(BIG 09044021816)
GZ-Psychologe
(BIG 99044021825)